Sommaire
- 50 ans de conservation : le cadre légal qui s’applique au coffre-fort MyPeopleDoc
- Bulletins de paie, attestations, contrats : les documents réellement stockés
- Activation du coffre-fort : une démarche liée à l’employeur, pas au salarié
- Que devient le coffre-fort après un départ de l’entreprise ?
- Sécurité et conformité : norme NF Z42-020 et obligations CNIL
Le coffre-fort numérique MyPeopleDoc conserve les bulletins de paie dématérialisés pendant 50 ans après leur dépôt, ou jusqu’aux 75 ans du titulaire si cette date arrive plus tard. Cette durée n’est pas un choix de l’éditeur : elle découle du décret n° 2018-418 du 30 mai 2018 pris en application du Code du travail. Au-delà des fiches de paie, le coffre-fort peut recevoir des contrats de travail, des attestations employeur et d’autres documents RH transmis par l’entreprise.
50 ans de conservation : le cadre légal qui s’applique au coffre-fort MyPeopleDoc
L’article L. 3243-2 du Code du travail, modifié par l’ordonnance n° 2017-1387, autorise l’employeur à remettre le bulletin de paie sous forme électronique, sauf opposition du salarié. Le décret d’application précise que le prestataire de coffre-fort numérique doit garantir la disponibilité des documents pendant 50 ans à compter de leur dépôt, ou jusqu’à ce que le salarié atteigne l’âge de 75 ans. C’est la plus longue des deux durées qui s’applique.
Concrètement, un salarié de 25 ans qui reçoit son premier bulletin dématérialisé en 2026 pourra encore y accéder en 2076. La règle des 75 ans ne joue que pour les salariés qui commencent tard : un dépôt effectué à 30 ans reste disponible jusqu’à 80 ans (50 ans après), car cette échéance dépasse la limite d’âge.
Cette obligation pèse sur le prestataire du coffre-fort, pas sur l’employeur. En cas de défaillance de l’opérateur, le Code du travail (article L. 3243-4) impose le transfert des données vers un autre service, sans frais pour le salarié. MyPeopleDoc, désormais intégré à la suite UKG (Ultimate Kronos Group), assume cette responsabilité pour les entreprises clientes.
Voir aussi MyPeopleDoc : se connecter, et que faire quand l accès est refusé
Bulletins de paie, attestations, contrats : les documents réellement stockés
Le coffre-fort MyPeopleDoc ne se limite pas aux fiches de paie. L’employeur peut y déposer plusieurs catégories de documents, selon la configuration choisie lors du déploiement de la solution :
| Type de document | Durée de conservation légale | Déposé par |
|---|---|---|
| Bulletin de paie | 50 ans ou jusqu’aux 75 ans du salarié | Employeur (automatique) |
| Contrat de travail | 5 ans après la fin du contrat (prescription civile) | Employeur |
| Attestation employeur (Pôle emploi / France Travail) | 50 ans (même règle que le bulletin) | Employeur |
| Certificat de travail | 50 ans | Employeur |
| Solde de tout compte | 50 ans | Employeur |
| Documents personnels ajoutés par le salarié | Jusqu’à suppression volontaire | Salarié |
Tous les documents déposés par l’employeur dans le cadre de la relation de travail bénéficient de la durée légale de 50 ans. Les documents que le salarié ajoute lui-même (pièce d’identité, RIB, justificatif de domicile) restent sous son contrôle et peuvent être supprimés à tout moment. L’employeur n’y a pas accès.
Un point souvent mal compris : l’entreprise transmet les documents vers le coffre-fort, mais ne peut plus les modifier ni les supprimer après dépôt. Le salarié est le seul propriétaire du contenu une fois celui-ci versé. C’est une obligation réglementaire, pas une fonctionnalité optionnelle.
Activation du coffre-fort : une démarche liée à l’employeur, pas au salarié
Le salarié ne peut pas créer son coffre-fort MyPeopleDoc de façon autonome. L’activation passe par l’entreprise, qui souscrit la solution auprès d’UKG et invite ses collaborateurs par courriel. Le message contient un lien d’activation unique, associé à l’adresse professionnelle ou personnelle enregistrée dans le SIRH.
Lors de la première connexion, le salarié crée un mot de passe et valide son adresse électronique. À partir de là, chaque nouveau bulletin est déposé automatiquement dans le coffre-fort, sans action supplémentaire. Pour les salariés qui rencontrent des difficultés d’accès, la procédure de récupération est détaillée dans l’article consacré à la connexion MyPeopleDoc et aux problèmes d’accès.
Autant le dire : si le courriel d’invitation a été envoyé sur une adresse professionnelle et que le salarié quitte l’entreprise sans avoir activé son coffre, la situation se complique. Il faut alors contacter le support UKG directement pour demander un renvoi du lien vers une adresse personnelle.
Que devient le coffre-fort après un départ de l’entreprise ?
Le coffre-fort reste accessible après la fin du contrat de travail. C’est précisément l’intérêt de la durée de conservation de 50 ans : elle couvre l’intégralité de la carrière et au-delà, notamment pour les démarches de retraite. Le salarié conserve son identifiant et son mot de passe, indépendamment de l’ancien employeur.
L’entreprise cesse simplement d’alimenter le coffre-fort en nouveaux documents. Les fichiers déjà déposés demeurent intacts et consultables. Si le salarié rejoint un nouvel employeur qui utilise également MyPeopleDoc, les deux espaces coexistent sous le même compte. Un seul identifiant donne accès aux documents de plusieurs employeurs successifs.
En cas de fermeture définitive du service (hypothèse encadrée par la loi), le prestataire est tenu de transférer l’ensemble des documents vers un autre coffre-fort certifié, ou de les restituer au salarié sous un format exploitable. Le salarié n’a rien à payer pour ce transfert, conformément aux dispositions du Code du travail.
Voir aussi Nom de domaine Ionos : avis, tarifs et alternatives
Sécurité et conformité : norme NF Z42-020 et obligations CNIL
Un coffre-fort numérique au sens du décret de 2018 doit répondre à des exigences techniques précises. La norme NF Z42-020, publiée par l’AFNOR, définit les spécifications fonctionnelles d’un composant coffre-fort numérique : chiffrement des données au repos et en transit, traçabilité des accès, intégrité des documents garantie par empreinte numérique, cloisonnement strict entre les espaces des utilisateurs.
MyPeopleDoc s’appuie sur cette norme pour structurer son offre. Les données sont hébergées en France, ce qui répond aux exigences de la CNIL en matière de protection des données personnelles. Le RGPD s’applique pleinement : le salarié dispose d’un droit d’accès, de rectification et de portabilité sur l’ensemble de ses documents. Les obligations de l’employeur en matière de bulletin dématérialisé sont détaillées dans l’article sur les obligations liées au bulletin de paie dématérialisé.
Le chiffrement utilisé repose sur le protocole TLS pour les échanges et sur un chiffrement AES-256 pour le stockage. Chaque document reçoit une empreinte (hash) qui permet de vérifier qu’il n’a subi aucune altération depuis son dépôt. Si un fichier était modifié, l’empreinte ne correspondrait plus et le système signalerait l’anomalie.
Côté accès, l’authentification à deux facteurs est proposée pour renforcer la sécurité du compte. Les entreprises soumises à des politiques de sécurité strictes peuvent imposer cette option à leurs salariés via les paramètres de la plateforme. La gestion des mots de passe et des accès reste un sujet sensible, comme pour tout service qui stocke des données personnelles sur le long terme. Les bonnes pratiques en matière de conformité RGPD s’appliquent ici avec d’autant plus de rigueur que la durée de conservation atteint plusieurs décennies.
À retenir
- Vérifier que le coffre-fort est bien activé avec une adresse personnelle (pas uniquement professionnelle) pour conserver l’accès après un départ.
- Télécharger régulièrement une copie locale des documents importants, en complément du coffre-fort.
- En cas de changement d’employeur utilisant MyPeopleDoc, les anciens documents restent accessibles sous le même compte.
- Activer l’authentification à deux facteurs si l’option est disponible.
Le coffre-fort numérique MyPeopleDoc remplit une fonction précise dans la gestion documentaire RH : garantir au salarié un accès pérenne à ses bulletins de paie et documents de travail, dans un cadre conforme au Code du travail et au RGPD. La durée de conservation de 50 ans, inscrite dans la loi, distingue ce type de service d’un simple espace de stockage en ligne. Pour les questions liées à la protection des données personnelles au sens large, les règles relatives aux mentions légales rappellent les obligations de tout éditeur de service numérique.
Thomas Lefèvre est développeur freelance full-stack à Paris depuis 2015, spécialisé WordPress sur mesure, no-code et SEO technique. Sur Synergie.Web il documente les outils testés sur de vrais projets, sans partenariat commercial.
Sources
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